Whatsapp 085-4015760

Vergadering transcriberen? Focusgroep uitwerken? 5 tips!

Vergaderen is voor vele concerns en organisaties eerder een dagtaak dan een randzaak. Het maken van de juiste notulen c.q. het hebben van een transcript van de vergadering is veelal belangrijk om de besluitvorming duidelijk vast te leggen. Bekijk hier het verschil tussen een vergadering notuleren of een vergadering opnemen en laten transcriberen.

Focusgroepen worden vaak gebruikt als onderdeel van kwalitatief onderzoek om aan een groep mensen hun percepties, ideeën en meningen over een specifiek onderwerp te vragen. Meestal wordt dit gedaan door een groep van 4 – 15 personen die betrokken zijn bij het onderwerp. Meer informatie over het houden van een groepsgesprek of focusgroep kun je vinden op deze pagina.

Om een opname van een groepsgesprek goed te laten verlopen en er goede transcripten van te maken hebben wij als Uitgetypt.nl zijnde onze jarenlange ervaring verwerkt in onderstaande tips. Uitgaande van een groepsgesprek / focusgroep / vergadering met 10 of meer personen biedt Uitgetypt.nl de service voor het uitwerken van deze gesprekken vanaf €2,- per minuut opname. Heeft u minder sprekers? Dan is uw opname waarschijnlijk nog voordeliger uit te typen! Benieuwd hoeveel het uitwerken van uw gesprekken exact gaat kosten? Vul het zelf berekenen formulier aan de rechterzijde van dit scherm in.

Een groot onderdeel van het bovenstaande tarief betreft echter de kwaliteit van de opname. Zowel het opnemen van gesprekken met meerdere personen als het uitwerken ervan betreft een complexer proces dan het opnemen en uitschrijven van standaard interviews. Onderstaande tips dienen ervoor dat u een betere kwaliteit opname kunt realiseren van uw groepsgesprek, focusgroep en/of vergadering. Als u onze tips goed doorneemt en opvolgt kunt u ervoor zorgen dat u een goede opname afneemt en wij voor u een optimale transcriptie service kunnen verzorgen.

Tips voor uitwerken groepsgesprekken / focusgroepen / vergaderingen

Tip 1 – Introductie van de deelnemers

Wanneer het van belang is om te weten wie wat heeft gezegd tijdens het groepsgesprek, focusgroep of vergadering is niks zo vervelend om tijdens het beluisteren van de opname niet meer te weten welke spreker aan het woord is. Hoe meer sprekers er aanwezig zijn, hoe moeilijker het identificeren wordt. Wanneer u zelf bij de opname aanwezig bent geweest, zult u mogelijk in kunnen inschatten wie aan het woord was. Onze transcribenten dienen echter de identificatie te baseren op datgene wat hoorbaar is op de audio. Uit onze ervaring blijkt dat wanneer het een opname betreft met meer dan 4 personen, dan wordt het identificeren vele malen moeilijker. Wanneer u de opname inclusief identificatie wenst te laten uitwerken tot een transcript dan adviseren wij:

1.      Aan het begin van de opname een korte introductie door iedere deelnemer. Hierin zegt de persoon feitelijk niet meer dan bijvoorbeeld: “Mijn naam is Piet en ik ben chirurg verbonden aan het Eramus MC. De reden dat ik deelneem aan dit groepsgesprek is vanwege het gezamenlijk onderzoek dat wij recent gestart zijn”. De volgende persoon doet dit dan op dezelfde wijze met zijn/haar naam en rol in de groepsdiscussie. Voor een structurele/periodieke vergadering kan dit vervelend en overbodig zijn voor de deelnemers. Om hier een efficiënte oplossing voor te vinden kunt u voor een vergadering het volgende doen: “Carlijn is aanwezig vandaag. Belangrijk voor mij zijn punten drie en vier. Ik ben zeer benieuwd hoe we de capaciteit komende maand gaan opvangen.”
Door deze introductie kan de transcribent, de stem herkennen op het audiobestand.

2.      Wanneer mogelijk kunt u het nog gemakkelijker maken door aan iedere deelnemer te vragen te starten met zijn naam wanneer hij/zij spreekt. Hierdoor is het voor iedereen direct duidelijk wie er spreekt en wat zijn / haar inbreng is op dat moment. Het transcriberen en het identificeren gaat hierdoor vele malen sneller en gemakkelijker. Dit komt het transcript, maar tevens ook de analyse, enorm ten goede, omdat u direct de juiste standpunten bij de juiste personen kunt plaatsen

Tip 2 – Video opname in plaats van audio opname

Deze tip klinkt misschien vreemd omdat transcriptie vaak aan audio gerelateerd wordt. Echter het maken van een video-opname van uw gesprekken heeft het voordeel dat het voor iedereen zichtbaar is wie er op welk moment spreekt. Dit betekent dat u en onze transcribenten eenvoudig achteraf kunnen zien welke spreker aan het woord is. Daarbij komt het het transcript kwalitatief ten goede, omdat de transcribent de non-verbale communicatie kan meekrijgen. Onze ervaring leert dat wanneer mensen andere mensen zien spreken er minder onverstaanbare delen in het transcript terecht komen.

Het uploaden van een videobestand is geen probleem, maar een gesprek van meer dan één uur op video opnemen kan betekenen dat het bestand enkele maar gigabytes zwaar wordt. Wij hebben hiervoor diverse oplossingen, waardoor wij alsnog het bestand van u kunnen ontvangen. Dus heeft u één of meerdere video-opnamen, neem dan contact met ons op via 085 – 401 57 60 of stuur ons een e-mail naar info@uitgetypt.nl.

Tip 3 – Gebruik de juiste voicerecorder!

Kiest u ervoor om een audio-opname te maken, dan is het van belang om een goede recorder te kiezen. Er zijn meerdere mogelijkheden om opnamen tegenwoordig met uw mobiel op te nemen. Voor een standaard interview raden we dit ook zeker aan. Voor een gesprek met meerdere personen wordt dit echter over het algemeen een probleem. Wanneer u op zoek gaat naar een voicerecorder zult u ervaren dat er een breed aanbod is van € 20,- - € 1.000,-. Van belang is om te weten dat recorders in mono of in stereo kunnen opnemen en dat dit nogal een effect kan hebben op de kwaliteit van het geluid. Kort het verschil tussen mono en stereo is dat mono een opname dat uit één kanaal komt en stereo uit twee kanalen. Stereo opname geeft goed weer welk geluid waar vandaan komt, waardoor dit een betere keuze is voor het opnemen van focusgroepen / groepsgesprekken / vergaderingen.

Het is moeilijk om vooraf te bepalen welke recorder voor u het beste is, maar wij als Uitgetypt.nl zijnde hebben de ervaring dat zowel Philips als Olympus kwalitatief goede recorders heeft. Ook zij hebben een brede prijsrange, maar een passende recorder voor een groepsgesprek / focusgroep / vergadering is de Olympus WS-853 of de Philips DVT4010 (beiden via Coolblue). Waarom deze twee? Ze hebben beiden de optie ruisonderdrukking, waardoor achtergrondgeluiden minimaal zijn, het aantal gigabytes is ruim voldoende voor diverse groepsgesprekken, beiden nemen op in stereo en de prijs/kwaliteit verhouding is naar onze mening prima.

Tip 4 – Neem zelf deel als voorzitter / moderator

Tijdens het houden van focusgroepen / groepsgesprekken / vergaderingen is sturing van het gesprek enorm van belang. Een voorzitter of moderator is naar onze mening een vereiste, want het ‘laten lopen van het gesprek’ betekent vaak dat er door elkaar heen gesproken wordt. Dit komt, logischerwijs, niet ten goede van het onderzoek, maar ook zeker niet voor het transcript. Hoe meer mensen gelijktijdig aan het woord zijn of elkaar interrumperen, hoe moeilijker het wordt om te verstaan wat er gezegd wordt wanneer het audiobestand wordt nageluisterd door uzelf of door onze transcribenten.

Wij adviseren om niet zelf deel te nemen als participant aan de gesprekken, maar om als voorzitter of moderator op te treden. Dit omdat u naar waarschijnlijk het onderzoek uitvoert en weet welke onderwerpen er van belang zijn om te bespreken. Hierdoor kunt u goed sturen en ingrijpen wanneer de discussie ‘de verkeerde kant op zou gaan’.

Tip 5 – Plaats de voice-/videorecorder niet naast de notulist

Wanneer een notulist aanwezig is bij de vergadering, of wanneer u zelf typst, plaats de recorder dan niet naast de notulist/uzelf. Een recorder naast iemand die typt betekent vaak dat er extra geluid gecreëerd wordt, wat u net niet wilt hebben op het audio- of videobestand. Een groep voor de focusgroep bestaat vaak uit meer dan 5 personen, waardoor vaak de ruimte waar het gesprek wordt afgenomen groot is. Van belang is dan om de recorder op een juiste plek te installeren, zodoende iedereen goed hoorbaar is en er zo min mogelijk kans is op achtergrondgeluiden.